Cómo llevar la contabilidad de una empresa pequeña paso a paso

Ricardo Botín Configuración de tienda

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¿Te cuesta entender la contabilidad de tu negocio?

¿No tienes claro si tu tienda de dropshipping es suficientemente rentable porque nunca te has preocupado de las cuentas?

Si tienes una tienda online y todavía llevas la contabilidad con papel y lápiz, debes actualizarte de inmediato. Y es que la contabilidad empresarial es una de las tareas más importantes de cualquier negocio online, pero resulta complicado llevarla cuando no dispones de una mínima base financiera. 

Por lo tanto, en este post te vamos a dar unas nociones básicas sobre contabilidad básica para que puedas emprender un negocio rentable y seas capaz de gestionar a nivel financiero tu tienda de dropshipping del modo más profesional posible. 

Una introducción destinada sobre todo a que aprendas contabilidad básica, con la idea de quitarte el miedo a los números y que así tomes mejores decisiones. 

¿Deseas aprender contabilidad desde cero? Aquí vas a encontrar una primera aproximación para entender los conceptos clave de la contabilidad online. 

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Para qué sirve la contabilidad de una empresa

Por muchas ventas que generes en tu tienda online, si no llevas un control contable de tu negocio de reventa es posible que las cosas no vayan tan bien como tú piensas. 

Necesitas contar con una imagen real a nivel económico sobre los puntos más importantes de tu negocio, ya que las ventas o las entradas de efectivo no son indicadores válidos para conocer la situación real de una empresa. 

Por eso necesitas llevar correctamente la contabilidad de tu empresa. 

La contabilidad empresarial tiene la misión de crear una imagen fiel sobre el estado económico de un negocio. Se basa fundamentalmente en registrar todas las operaciones que lleva a cabo la empresa, conforme señalan las normas contables en vigor. 

Todos los negocios deben llevar a cabo la contabilidad siguiendo los mismos criterios legales. De ese modo, cualquier persona con unos mínimos conocimientos contables —Hacienda, bancos, registro mercantil o una persona interesada en adquirir tu tienda de dropshipping— puede conocer la realidad financiera de tu empresa, con solo consultar los estados contables más importantes. 

La contabilidad en una empresa es necesaria por los siguientes motivos: 

  • Para que tengas una imagen fiel sobre las finanzas de tu negocio: conociendo la realidad económica de tu tienda online, sabrás si estás ganando dinero, si tienes demasiados gastos o si tu actividad no es lo suficientemente rentable. Y además la contabilidad también te dará una idea sobre cuánto dinero se puede ganar con una tienda online.
  • Para cumplir con tus obligaciones fiscales: Hacienda obliga a todas las pymes a llevar una contabilidad del negocio. Y en base a esa contabilidad, se pagan los impuestos correspondientes.  
  • Para que tengas una referencia sobre el valor de tu negocio: si necesitas saber cuánto vale tu tienda online, la mejor forma de hacer una valoración es a través de la contabilidad de la misma. Si en un momento dado quieres vender tu tienda —o quieres comprar una que ya esté montada y funcionando— tendrás que echarle un vistazo al valor contable de la misma. Esto es algo fundamental si vas a comprar o vender una tienda online en mercados de compraventa de tiendas online como Exchange Marketplace

Cómo llevar la contabilidad de una empresa paso a paso

contabilidad en una empresa

Probablemente, todos estos términos contables te provoquen miedo o rechazo. 

Incluso es posible que pienses que con apuntar los ingresos y los gastos en una libretilla —como hacían los tenderos de antaño—, es suficiente para saber si estás ganando dinero con tu tienda online. Pero ya has visto que las cosas no son tan simples. 

Hay dos motivos por los que debes saber cómo llevar la contabilidad de una empresa pequeña, al menos a un nivel básico:

  • Por obligación legal: las cuentas de tu empresa deben remitirse anualmente al registro y además también te servirán de base para calcular los impuestos que te corresponden pagar. En esos casos, hay que seguir las reglas establecidas en el Plan General Contable
  • Por motivos financieros: en este artículo te vamos a dar unas nociones básicas de contabilidad fácil, para que puedas hacer un mínimo análisis financiero de tu tienda online. Solo con datos contables fiables podrás tomar las decisiones estratégicas oportunas. No obstante, si lo que quieres es ampliar tus conocimientos básicos, lo mejor es que recurras a un buen manual de contabilidad. 

Consejos para llevar la contabilidad de un negocio

Es recomendable que sigas estos consejos para que el control contable de tu negocio no te lleve demasiado tiempo y para no cometer fallos difíciles de reparar: 

  • Conserva toda la documentación que te pueda hacer falta: debes guardar a buen recaudo todas las facturas (de compra y de venta), tickets, extractos bancarios, recibos, justificantes de gastos… Esto es algo básico en la contabilidad de una pyme. 
  • Mantén un registro periódico de los ingresos y los gastos de tu tienda online: debes tener controlados los ingresos y los gastos para saber si las cosas van bien y tienes la suficiente liquidez. Además, también te conviene hacer una previsión de gastos futuros y una conciliación bancaria que te sirva para evitar facturas impagadas. 
  • Controla la fiscalidad de tu tienda online: es conveniente que preveas los pagos que tendrás que hacer para liquidar tus impuestos. Para ello, debes tener marcados en tu agenda los plazos de vencimiento de cada obligación fiscal.
  • Informatiza tu contabilidad: hoy en día cuentas con un sinfín de aplicaciones informáticas para llevar la contabilidad en tu empresa. Y si no quieres pagar los precios de estos servicios, las hojas de cálculo de Excel o de Google Sheets son perfectas para tu contabilidad básica.

Como llevar la contabilidad de una empresa pequeña

Documentos básicos para la contabilidad de tu empresa

En caso de que seas autónomo, la ley es menos exigente que si la estructura jurídica de tu comercio electrónico es la de una sociedad limitada o anónima. 

Estos son los libros que tienes que llevar si eres autónomo

  • Libro de registro de facturas emitidas: en el que se registran los datos de las facturas que vas emitiendo, siguiendo una numeración consecutiva. 
  • Libro de ventas e ingresos: este libro es obligatorio para aquellos autónomos que tributan por estimación directa simplificada. Tiene que reflejar las ventas realizadas por medio de factura, más el resto de entradas de dinero, incluso las generadas por tus ingresos pasivos
  • Libro de registro de facturas recibidas: en este documento tienes que registrar todas las facturas que has recibido por compras relacionadas con tu actividad. 
  • Libro de registro de bienes de inversión: aquí deben figurar los bienes que hayas comprado para el desarrollo de tu actividad durante más de un ejercicio, por un importe sin IVA superior a los 3.000 euros. 
  • Libro de registro de compras y gastos: en este libro hay que reflejar todas las compras que has realizado para tu negocio. Y en esta partida entran tanto las compras con factura, como los gastos con ticket

En el caso de una pyme, la contabilidad empresarial se complica algo más ya que a los libros habituales para los autónomos hay que sumarles los siguientes

  • Libro diario: aquí se deben registrar cronológicamente todas las operaciones diarias de tu empresa. 
  • Libro de inventario: tendrás que reflejar el valor de los bienes y existencias a final de año de tu tienda online. 
  • Cuentas anuales: las cuentas anuales deben constar de un balance de situación, de una cuenta de pérdidas y ganancias, y de una memoria del ejercicio para explicar las particularidades de esas cuentas. 

Ingresos y gastos: la cuenta de resultados

Uno de los documentos más importantes para una correcta contabilidad empresarial es la cuenta de resultados, también denominada cuenta de pérdidas y ganancias. 

Esta relación de ingresos y gastos —incluso en un sistema de contabilidad fácil— te va dar información importante sobre cómo está evolucionando la gestión de tu negocio, a través de las operaciones del día a día. Se basa en restarle a los ingresos el total de los gastos. Y el resultado te va a informar acerca de si has ganado o perdido dinero en un período determinado de tiempo. 

Si —por ejemplo— tienes un ecommerce en el que vendes cepillos de dientes eléctricos, por una parte tendrás que reflejar todos los ingresos que has tenido por ventas de cepillos de dientes. Además de eso, tendrás que contabilizar otras líneas de negocio como la venta de tubos de pasta de dientes, cepillos convencionales o irrigadores dentales. 

Y, si además de los cepillos de dientes, haces marketing de afiliados o pones publicidad de Google Adsense en los post de tu blog, también deberás incluir los ingresos de estas partidas. 

Una vez que tienes reflejados todos los ingresos, llega el momento de ponerse con los gastos. En ese caso, lo más recomendable es agruparlos por conceptos. Siguiendo la estructura habitual de la contabilidad básica en España puedes dividir los gastos en las siguientes partidas: 

  • Compras: aquí se contabilizan todas las compras de materias primas o productos que tienes que hacer para poder continuar con la actividad de tu tienda online. En el caso de la venta de cepillos eléctricos, deberás incluir los costes que le pagas a tu proveedor por los cepillos de dientes que vendes en tu comercio electrónico. 
  • Gastos de personal: si tienes empleados, aquí deberás indicar el sueldo que les pagas y los costes de Seguridad Social asociados a esas nóminas. También tendrás que reflejar en esta partida tu sueldo y tus correspondientes cuotas de autónomos.
  • Gastos indirectos: aquí deberás reflejar otros gastos necesarios para tu actividad, como la publicidad en Facebook, el posicionamiento SEO, la formación, las licencias del software, el dominio, el hosting, la electricidad que consumes, el alquiler de tu oficina… En una tienda online hay que tener perfectamente controlados todos los costes. En el caso de la tienda de cepillos eléctricos del ejemplo anterior, otra partida importante serían los costes logísticos y de envío de los productos hasta el cliente final.

contabilidad pyme

Con todos esos datos obtendremos el resultado operativo, que no es otra cosa que la diferencia entre el valor total de tus ventas y los costes asociados a las mismas. 

Con el resultado operativo vas a tener una primera radiografía que te va a mostrar si estás ganando o perdiendo dinero con tu tienda. Y en caso de que estés perdiendo dinero, siempre puedes hacer caso de estas increíbles formas de ganar dinero extra

Pero es posible que a nivel operativo ganes dinero y que luego termines perdiendo esas ganancias al añadir las siguientes partidas. 

La cuenta de resultados tiene que analizar otras realidades de tu negocio. Entre ellas, una de las más importantes viene de la mano de los préstamos. Por eso tienes que reflejar también los gastos financieros por la devolución de las letras de un préstamo (si lo tuvieses). O las aportaciones que hayas realizado de tus propios fondos o de un socio que haya invertido algo de capital.  

Y también conviene que consten las amortizaciones, que son las depreciaciones que sufren determinados bienes —como, por ejemplo, una furgoneta de reparto— por culpa del paso del tiempo. 

Todos esos gastos hay que restarlos al resultado de explotación. Solo entonces tendrás una imagen más fiel de la realidad de tu negocio. 

Incluso así, todavía queda un coste por imputar: el de los impuestos. Las empresas están obligadas a pagar el Impuesto de Sociedades sobre los beneficios obtenidos, mientras que los autónomos declaran sus beneficios en el IRPF. 

Así que lo que queda después de pagar todos esos gastos son los beneficios netos de tu tienda.

Balance general

El balance general permite ofrecer toda la información financiera básica de tu negocio online en un solo vistazo. 

Con el balance en la mano, puedes saber de cuánto efectivo dispones en tu tienda online, si tienes muchas deudas o cuál es el patrimonio de tu negocio. 

Pero ten en cuenta que el balance no te muestra la evolución de tu negocio a lo largo del tiempo, sino que te da una referencia clara en un momento en concreto. Por eso, lo normal es revisarlo al final del ejercicio, para saber cómo es la estructura financiera y patrimonial de tu negocio. 

A grandes rasgos, el balance se articula en 3 conceptos generales: 

  • Activo: aquí debes contabilizar los bienes y derechos de tu empresa, junto con todas las partidas que generan ingresos. 
  • Pasivo: aquí figuran los recursos financieros obtenidos por tu empresa para el desarrollo de sus funciones. 
  • Patrimonio neto: la diferencia entre el activo y el pasivo. Se compone de los fondos propios, las donaciones, las subvenciones, las aportaciones de los socios… 

Contabilidad online: programas para llevar la contabilidad de mi empresa

Por mucho que trabajes, por muy buenas estrategias de marketing que implementes, de nada servirán todos esos esfuerzos si pasas de la contabilidad. Porque no llevar correctamente la contabilidad puede suponer importantes consecuencias financieras (incluso multas). 

De hecho, si analizamos ejemplos de emprendedores exitosos, en todos los casos se constata que utilizan algún programa para llevar la contabilidad de su negocio. En este epígrafe te vamos a explicar cuáles son las alternativas más utilizadas. 

Los programas para llevar la contabilidad online de un negocio más populares

La oferta de software para llevar la contabilidad online es muy amplia, variada y adaptada a todo tipo de bolsillos. 

Estos son algunos de los programas más famosos que te ayudarán con la contabilidad básica de tu empresa: 

  • Contasol: se trata de un programa para llevar la contabilidad de un negocio gratis. Uno de sus puntos fuertes es que se instala de modo local en tu ordenador, con lo que ni siquiera necesitas tener acceso a Internet. Es un software orientado a pequeñas empresas y autónomos que permite automatizar bastante tareas repetitivas. Además, permite generar libros oficiales y cumplir con las obligaciones fiscales sobre contabilidad empresarial. 

programa para llevar la contabilidad de un negocio gratis

  • Anfix: herramienta pensada para automatizar la mayor cantidad posible de tareas, de tal modo que no haya que dedicarle demasiadas horas a la contabilidad. Permite generar asientos y extraer datos directamente de las facturas recibidas y enviadas (escaneadas, fotografiadas e incluso recibidas por email). 
  • Visionwin: un software muy intuitivo y visualmente atractivo, que permite crear asientos contables a partir de documentos escaneados y comunicarse directamente con la Agencia Tributaria para generar declaraciones. Una aplicación ideal para pymes. 
  • Alegra: un programa en la nube con un gran número de funcionalidades a nivel de facturación, control de gastos, administración de cuentas bancarias, conciliación bancaria, bases de datos de clientes y administración contable. Si lo que quieres es centrarte en la gestión financiera de tu tienda, esta herramienta te facilitará mucho las cosas.
  • Sage50cloud: una herramienta muy completa que funciona directamente en la nube, con lo que puedes trabajar desde cualquier dispositivo. Además, se actualiza en tiempo real para adaptarse a los cambios normativos. Es la mejor opción para pymes y autónomos que quieren tener una imagen en tiempo real sobre la situación financiera de su negocio.

revision de la contabilidad de una empresa

Cómo llevar la contabilidad de una empresa en Excel

Tal vez las aplicaciones de pago no cubren tus expectativas o directamente no quieres pagar las tarifas de estos servicios. 

En ese caso tienes una alternativa gratuita y muy fácil de implementar: llevar la contabilidad de tu empresa en Excel (o en Google Sheets)

Lo mejor de llevar la contabilidad en Excel para pymes es que puedes llegar a hacer virguerías, a nada que conozcas unas cuantas fórmulas matemáticas y alguna que otra función financiera. Y si no sabes crear tu propia hoja de cálculo a medida, puedes encontrar en Internet muchas plantillas de Excel orientadas a la contabilidad de una pyme. 

Si quieres empezar una nueva hoja para llevar la contabilidad de tu tienda, te recomendamos lo siguiente: 

  • Abre una hoja para cada documento: puedes seguir los criterios legales establecidos en el Plan General Contable o puedes hacerte una contabilidad más simplificada, con las partidas específicas de tu negocio. Si tus documentos contables van a estar destinados al análisis financiero, la mejor opción es la segunda.  
  • Crea una tabla para los ingresos: aquí anotarás todos los ingresos de tu tienda de dropshipping. Puedes hacer un registro de entradas diarias o agrupar los ingresos por tipos. De lo que se trata es de que encuentres con facilidad la información. 
  • Haz otra tabla para los gastos: puedes dividirlos por gastos fijos (los que se repiten todos los meses) y gastos variables (que se producen de modo esporádico). 
  • Crea una fórmula sencilla: que te sirva para restar los gastos totales de los ingresos, con el objetivo de obtener el resultado operativo. 
  • Añade otra columna para los impuestos: te conviene reflejar también las cantidades que vas pagándole a Hacienda, ya que esas partidas pueden terminar mermando los beneficios.  
  • Clasifica la documentación: otra de las obligaciones fiscales es la de llevar un libro que registre las facturas emitidas y recibidas. No estaría de más que en alguna parte de tu hoja creases este registro de facturas para que las tengas todas identificadas por número de factura, fecha, datos de facturación y cantidades facturadas.
  • Inventario: otro elemento que conviene que incluyas en tu hoja de Excel es el inventario en el que se reflejan todas las existencias con las que cuenta tu tienda online a una fecha determinada.

contabilidad basica excel totalmente gratis

Como cada maestrillo tiene su librillo, debes reflexionar sobre cuáles son los datos que más te interesan para tu contabilidad interna. 

Puedes crearte secciones para organizar tu cartera de clientes, tu flujo de caja y tesorería o un presupuesto para el futuro. Por otra parte, también hay emprendedores que añaden a su hoja de cálculo un balance de situación, para tener más accesible esa información. 

Con esto queda claro que es factible llevar una contabilidad básica en Excel totalmente gratis. Tan solo tienes que saber cuáles son tus objetivos contables y el modo de implementar tus documentos. 

¿Vas a empezar a tomarte más en serio la contabilidad de tu tienda de dropshipping?

Nos lo puedes contar en los comentarios que encontrarás un poco más abajo. 

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Ricardo Botín
Ricardo Botín
Copywriter y redactor de contenidos dispuesto a que tu tienda de dropshipping despegue como un cohete 🚀.