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Estructura de costos: qué es, cómo se hace y ejemplos

Artículo escrito por Carlos Quintana

¿Conoces la estructura de costos de tu negocio?, ¿tienes una idea clara sobre cuáles son los gastos mensuales que tiene tu empresa?, ¿sabes en qué estás invirtiendo tu dinero?

Si no tienes respuestas claras a estas preguntas o si deseas mejorar la gestión de tus gastos, te invitamos a que leas este artículo en el cual nos ocuparemos de ver qué es la estructura de costos de una empresa, cuál es su importancia y cómo se elabora.

Definición e importancia de la estructura de costos

Qué es una estructura de costos

La estructura de costos o estructura de costes es la suma de todos los gastos en que una empresa debe incurrir para existir y llevar a cabo su propia actividad productiva. En otras palabras, la estructura de costos tiene en cuenta todo aquello que es necesario para que una empresa desarrolle su modelo de negocio.

estructura de costos definicion

Para qué sirve la estructura de costos de una empresa

Para entender la situación financiera de una empresa, es necesario hacer dos preguntas fundamentales acerca de la empresa:

  1. ¿Cómo gana el dinero?
  2. ¿Cómo gasta su dinero?

Aunque ambas preguntas tienen la misma importancia, muchos emprendedores cometen el error de enfocarse solamente en la primera pregunta dejando de lado la gestión de los costos lo cual está a la base de los problemas de rentabilidad que padecen muchas empresas.

Por esta razón, lo primero que podemos decir con respecto a la estructura de costes de una empresa radica en el beneficio que ofrece en términos de rentabilidad. De hecho, si tienes claridad con respecto a todos los gastos de tu empresa, podrás realizar lo siguiente:

  • Establecer y mantener una sana estrategia de precios.
  • Identificar áreas en las cuales los gastos pueden ser reducidos.
  • Tener una buena idea sobre la capacidad de expansión y crecimiento de la empresa.
  • Optimizar los procesos de toma de decisiones.

Obviamente, para alcanzar dichos objetivos, la idea general de tener una estructura de costos sana radica en mantener los costos de tu empresa bajo control lo cual a su vez te ayudará a tener un negocio rentable.

Sin embargo, la estructura de costes es mucho más que una simple herramienta para llevar la contabilidad de la empresa. En realidad, la estructura de costes debe servir como una guía que te ayudará a invertir el dinero de manera inteligente para ponerlo en el lugar adecuado. 

En otras palabras, la estructura de costos debe servir para crear un tipo de valor que se ajuste a tus propios valores y a la filosofía de la empresa que quieres tener.

estructura de costes de una empresa importancia

Ahora que ya sabemos qué es una estructura de costos y cuál es su utilidad, es el momento de ver cuáles son sus principales componentes y cómo se elabora.

Los 3 componentes de una estructura de costos

Para hacer una estructura de costos es necesario entender las variables que componen dicha estructura. Veamos cuáles son.

1. Inversión inicial

Si estás creando una nueva startup o estás abriendo cualquier otro tipo de negocio, tendrás que llevar a cabo una inversión inicial que te permita arrancar con tu negocio. 

Dicha inversión incluye gastos como el adelanto que darás para la oficina que vas a alquilar o los costes legales que tendrás que pagar para la incorporación de tu negocio dentro de la economía en la que operas.  

2. Costos fijos y costos variables

Aunque suene redundante, los costos representan las variables más importantes de una estructura de costos. Dichos costos pueden ser fijos o variables. Veamos la diferencia.

Costos fijos

Como su nombre lo indica, estos costos son fijos lo cual quiere decir que hay que incurrir en ellos independientemente del nivel de ventas que tenga nuestro negocio.

Estos costos pueden incluir pagos regulares como, por ejemplo, la factura de la luz, los salarios y el alquiler de la oficina en la cual trabajas. Aunque estos costos no cambian en el corto plazo, pueden cambiar en el largo plazo a medida que crece el negocio.

Costos variables

Los costos variables son aquellos costos que están directamente relacionados con la producción y/o las ventas de tus productos y/o servicios. Por esta razón, se trata de costos que aumentan de acuerdo al nivel de ventas que tengas. 

En otras palabras, un aumento de tus ventas se traduce en un aumento de tus costos variables. Algunos de los costos variables más comunes incluyen cosas como la materia prima para un fabricante de productos o los costos de embalaje para una tienda de comercio electrónico.

Por ejemplo, si tienes un negocio de muñecas de lana y tus ventas comienzan a subir, tendrás que invertir más dinero en la materia prima que necesitas para producir más unidades. De igual forma, si vendes ropa online y tu demanda sube, tus costos de embalaje necesariamente subirán.

3. Ingresos

Los ingresos que genera tu empresa también hacen parte de tu estructura de costes. La razón de esto radica en que es necesario conocer el monto de tus ingresos y utilidades para poder llevar a cabo el cálculo financiero que te permitirá analizar los costos de tu empresa.

Ahora que ya conocemos los principales componentes de una estructura de costos de una empresa, podemos pasar a ver algunos ejemplos prácticos sobre el tipo de estructuras de costos que podemos encontrar en el mercado.

Estructura de costos canvas y porcentajes

El modelo canvas es un modelo bastante usado en el mundo de los negocios que sirve, fundamentalmente, para visualizar de manera clara los principales aspectos de una empresa y una actividad particular.

De hecho, este modelo nos brinda la oportunidad de visualizar la estructura de costes de una empresa de manera bastante práctica y útil. Para que tengas una mejor idea de esto, nos gustaría compartir contigo un ejemplo de estructura de costos de una empresa de servicios tal y como se aprecia en un modelo canvas.

En la siguiente imagen, puedes ver el modelo de canvas de Uber. Si te fijas en la parte inferior izquierda, podrás ver los detalles de la estructura de costos canvas de esta empresa:

estructura de costos canvas

Como puedes ver, se trata de un modelo bastante claro que se concentra de manera precisa en los principales aspectos de la empresa incluyendo, obviamente, su estructura de costes.

Sin embargo, existen otros tipos de visualizaciones relacionados con la estructura de costes que nos ofrecen una buena indicación acerca del estilo y el tipo de actividad que desarrolla una empresa.

Uno de estos tipos de visualización se consigue cuando se establecen porcentajes con respecto a la forma en que una empresa invierte su dinero. Veamos algunos ejemplos.

Porcentajes

Como vimos antes, la inversión inicial así como los costos fijos y variables representan los principales gastos de las empresas. Veamos la forma que tienen una estructura de costes cuando se asignan porcentajes a cada uno de estos tipos de gastos.

Empresa de crowdfunding

estructura de costos ejemplo crowdfunding

Si estás pensando en lanzar un producto físico que requiere una buena dosis de elaboración pero no cuentas con suficiente dinero para hacerlo, podrías terminar optando por una opción de crowdfunding.

Esta sería una buena opción ya que necesitas llevar a cabo una alta inversión inicial para poder cubrir los costos de fabricación del producto. Este es un tipo de empresa en donde los gastos se concentran mucho más en la inversión inicial que en los costes fijos y variables.

Empresa de diseño gráfico

como hacer una estructura de costos ejemplo diseno grafico

En una empresa de diseño gráfico, en donde los salarios de los diseñadores representan el mayor gasto de la empresa, los costos fijos son los más importantes a tener en cuenta.

En este tipo de empresas es fundamental que los trabajadores tengan mucho trabajo ya que esto garantiza un buen nivel de ventas. En caso de que no fuera así, las pérdidas pueden ser bastante grandes.

Por esta razón, este tipo de empresas suelen estar formadas por profesionales de nivel medio y alto que cuentan con buenas redes profesionales y tienen a sus espaldas una buena base de clientes

Tienda de dropshipping

estructura de costos ejemplo dropshipping

Los costos de una tienda de dropshipping tienen mucho que ver con los niveles de ventas que tenga la tienda. Por esta razón, los costos más importantes de una tienda de este tipo son los costos variables.

Para este tipo de negocio, la inversión inicial puede limitarse a tu laptop mientras que los costos fijos pueden estar representados por tu propio salario, lo que pagues por Internet o la cuota mensual que tengas que pagar por usar una plataforma de dropshipping como Shopify.

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Ejemplo de estructura de costos

Para terminar este artículo, nos gustaría compartir contigo un breve ejemplo de la presentación y análisis financiero que hace parte de una estructura de costes. Para ello, nos gustaría comenzar mencionando los tipos de indicadores que se deben calcular después de que hemos establecido claramente nuestros costes e ingresos. 

Análisis financiero

El análisis financiero tiene como objetivo determinar la rentabilidad de nuestro negocio y actividad. Para realizar dicho análisis, se deben calcular varios indicadores entre los cuales se destacan los siguientes:

  • La relación costo / beneficio
  • La tasa interna de retorno
  • El valor actualizado neto
  • El punto de equilibrio 

Con respecto a la estructura de costos, uno de los indicadores más importantes es el punto de equilibrio ya que dicho indicador nos deja entender cuál es el porcentaje de los ingresos que cubre la totalidad de los costos en que esta incurre. La siguiente es la fórmula que necesitas aplicar para calcular el punto de equilibrio:

  • Punto de equilibrio = costos totales / ingresos totales

En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo de estructura de costos relacionado con un negocio que produce leche:

como hacer una estructura de costos ejemplo

Como puedes ver, el punto de equilibrio de esta empresa durante el periodo analizado es del 80% lo cual quiere decir que todos los costos de la empresa se pueden cubrir con el 80% de los ingresos lo cual significa que un 20% de dichos ingresos generan utilidad.

Como puedes ver, elaborar este tipo de visualización representa una herramienta muy útil a nivel financiero así que te sugerimos implementarla de manera habitual.

Con este ejemplo hemos llegado al final de este artículo. Esperamos que ahora tengas claridad con respecto a qué es una estructura de costos, para qué sirve y cómo se puede elaborar. Y si necesitas aclarar más conceptos similares, te invitamos a que visites nuestro blog en el cual encontrarás innumerables consejos que te ayudarán a optimizar tu negocio.

¿Quieres saber más?

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